Uzņēmuma biznesa procesu pielāgošana sistēmai vai otrādi?

Jebkuras organizācijas darbība balstās uz vairāk vai mazāk strukturētiem procesiem, jo neviens nemēģina sasniegt iecerētos rezultātus, katru reizi izmantojot citus līdzekļus, bet gan izmanto jau pārbaudītas pieejas. Labi organizēti, automatizēti procesi un rīki, kas to atbalsta, atvieglo rutīnas darbus, ļauj vairāk koncentrēties uz radošiem un stratēģiskiem jautājumiem un ir jebkuras organizācijas efektīvas darbības stūrakmens. Pie šādiem rīkiem pieder arī programmprodukti uzņēmumu resursu plānošanai (ERP) unklientu attiecību pārvaldībai (CRM), par kuru izmantošanu aprakstā tālāk.

Runājot ar klientiem un analizējot viņu biznesa vajadzības, tie bieži uzsver, ka viņu izmantotie procesi ir unikāli, tie dod konkurences priekšrocības, bet vienlaicīgi pauž vēlmi iegādāties gatavus risinājumus savu biznesa procesu atbalstam ar skaidri redzamiem ieguvumiem, nevis iesaistīties garos informācijas sistēmu piemērošanas un programmēšanas procesos. Arī salīdzinot specializētas, tieši konkrētam uzņēmumam piemērotas programmatūras izstrādes un gatava programmprodukta izmaksas, gatavu produktu izmaksas par līdzīgu funkcionalitāti ir ievērojami mazākas, arī projekti ir vienkāršāki, tāpēc biežāk organizācijas izvēlas iegādāties gatavu programmproduktu, un projekts var sākties! To darot, organizācija pieņem, ka tas pamatā atbalstīs paredzētos uzņēmuma biznesa procesus un izmaiņu produktā nebūs vai tās būs nenozīmīgas. Taču īstenība parasti ir citāda, un nepieciešamās izmaiņas bieži ir lielākas, nekā sākotnēji plānots. Šajā situācijā ir nepieciešams atrast labi izsvērtu kompromisu starp uzņēmuma vēlmēm, pieejamajiem resursiem un jau gatavas sistēmas iespējām, projekta sākumā veicot biznesa procesu analīzi un optimizāciju.

Biznesa analīzes rezultātā arī būtu jānovērtē, kuras funkcijas atbilst biznesa procesiem, bet neatbilstības gadījumā – jāpieņem lēmums, kurus biznesa procesus piemērot produktam, kuras produkta funkcijas ­– biznesa procesam.

Biznesa procesu optimizēšana Elva Baltic

Kā jau minēju, ideālā gadījumā produkta atbalstītie biznesa procesi pilnībā sakrīt ar uzņēmuma vajadzībām (svītrainā daļa attēlā augstāk), un – jo lielākā ir šī daļa, jo vienkāršāks ir ieviešanas projekts un ātrākā tā atdeve.

Tomēr, ja jāpieņem lēmums par to, kurā pusē veikt izmaiņas – produktā vai organizācijas biznesa procesos, kā pirmo variantu ieteicams izskatīt tieši iespējamās biznesa procesu organizācijā izmaiņas un sistēmas piekonfigurēšanu (bez programmēšanas). Pieņemot lēmumu par izmaiņām sistēmas programmatūrā, noteikti jāņem vērā, ka tas var ievērojami sadārdzināt projekta izmaksas un uzturēšanu ilgtermiņā. IT un tirgus izpētes kompānija Forrester Research, veicot izpēti par ERP sistēmu optimizāciju, ir secinājusi, ka pārāk lielas izmaiņas ERP sistēmu standarta funkcionalitātē kavē inovāciju ieviešanu un ievērojami palielina sistēmu uzturēšanas izmaksas. Tas ir īpaši būtiski, arī ieviešot mākoņskaitļošanas risinājumus, piemēram,Microsoft Dynamics CRM Online, kur produkta versiju maiņas notiek bieži, tās ir obligātas un ir jānodrošina izdarīto izmaiņu savietojamība ar katru jauno produkta versiju. Kā raksta pats sistēmas ražotājs Microsoft ieteikumos CRM Online sistēmas ieviesējiem: “Be kind to yourself, and don’t over-code your solution.” (Padomājiet par sevi un “nepārprogrammējiet” risinājumu.) Turklāt jāņem vērā arī ļoti straujā produktu attīstība un iespēju pieaugums konfigurēt tos atbilstoši biznesa procesiem, neveicot programmēšanu.

Protams, joprojām ir unikālas katras organizācijas biznesa vajadzības, kuras nevarēs atrisināt ar standarta līdzekļiem, ir nepieciešamas integrācijas ar citām sistēmām, tāpēc nepieciešamība pēc programmēšanas, ieviešot programmatūras produktu nopietna izmēra projektā, gandrīz vienmēr būs aktuāla nepieciešama. Tomēr, ieviešot šādus projektus, noteikti jāvelta pietiekams laiks un resursi biznesa procesu analīzei, izmantojot iespēju izmainīt un optimizēt savus biznesa procesus un pārņemt programmproduktos jau iebūvēto labākas prakses atbalstu.

Mārtiņš Rēķis

Microsoft Dynamics CRM biznesa attīstības vadītājs

Strādājot IT nozarē vairāk kā desmit gadus – sistēmu izstrādes, ERP un CRM projektu pārdošanā un ieviešanā, esmu pārliecināts, ka informāciju tehnoloģijas ir lielisks palīgs cilvēkiem, lai efektīvāk veiktu dažādus mehāniskus un rutīnas darbus. Tās ne vienmēr samazina darbu apjomu, bet bieži padara darbu interesantāku, radošāku un ļauj pieņemt daudz labāk informētus, gudrākus lēmumus.

Resurss ELVA BALTIC

WP-Backgrounds Lite by InoPlugs Web Design and Juwelier Schönmann 1010 Wien